Aktionen

Die Seite „Aktionen“ ist das Herzstück für die automatisierte Weiterverarbeitung Ihrer Formulareingaben. Hier konfigurieren Sie, was nach Eingang eines Formulars passieren soll – sei es die Reaktion gegenüber Nutzer:innen, interne Benachrichtigungen oder technische Weiterleitungen.

Formular-Anworten

Im Bereich „Formular-Antworten“ legen Sie fest, wie Ihr Formular auf erfolgreiche oder fehlerhafte Eingaben reagieren soll.
Diese Antwort-Logik bestimmt, welche Seite Nutzer:innen nach dem Absenden sehen oder welche technischen Rückgaben (z. B. in APIs) erfolgen.

Im Erfolgsfall

Hier konfigurieren Sie die Weiterleitung nach erfolgreicher Formularübermittlung:

• Weiterleitung zu:
  Formhive.net Standard Seite: Vordefinierte Bestätigungsseite von formhive.net (https://app.formhive.net/success).
• Eigene Seite:

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Tragen Sie hier Ihre eigene URL ein, wenn Nutzer:innen nach dem Absenden auf Ihre individuelle Bestätigungsseite weitergeleitet werden sollen.

• Parameter hinzufügen:
  Optional können Sie individuelle Parameter an die Ziel-URL anhängen (z. B. zur Erfolgsmeldung oder Weiterverarbeitung im Zielsystem). Die Parameter werden bei Weiterleitung an eine eigene URL als URL-Parameter angehängt bzw. in einer JSON Response in das 'data' Objekt geschrieben.
  Beispiel: https://ihre-seite.de/danke?status=ok&id=123

• Statuscode:
  Der HTTP-Statuscode, der bei erfolgreicher Übermittlung zurückgegeben wird (Standard: 200).

Im Fehlerfall

Konfigurieren Sie hier, was passiert, wenn das Formular fehlerhaft übermittelt wird (z. B. fehlende Pflichtfelder, ungültige Daten):

• Weiterleitung zu:
  Formhive.net Standard Seite: Vordefinierte Fehlerseite von formhive.net (https://app.formhive.net/error).
• Eigene Seite:

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Eigene Fehlerseite oder Fehler-Handler eintragen.

• Parameter hinzufügen:
  Optional können Sie auch im Fehlerfall Parameter an die Zielseite übergeben (z. B. Fehlermeldungscodes oder IDs). Die Parameter werden bei Weiterleitung an eine eigene URL als URL-Parameter angehängt bzw. in einer JSON Response in das 'data' Objekt geschrieben.
• Statuscode:
  HTTP-Statuscode bei Fehlern (Standard: 400).

Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie automatisierte Benachrichtigungen bei neuen Formulareingängen.
Benachrichtigungen lassen sich flexibel anpassen und mit Platzhaltern befüllen.

Mögliche Kanäle:

E-Mail

Senden Sie Inhalte der Eingabe direkt an ein oder mehrere E-Mail-Ziele.

Konfiguration der Benachrichtigung

Im ersten Reiter legen Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre E-Mail fest:

• Benachrichtigung aktivieren/deaktivieren:
  Über den Schalter oben rechts lässt sich die Benachrichtigung global aktivieren oder deaktivieren.
• Betreff:
  Definieren Sie einen eindeutigen E-Mail-Betreff, z. B. „Neue Formulareingabe“.
• Empfänger:
  Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (eine Adresse pro Zeile). Diese Empfänger erhalten bei jeder passenden Eingabe die Benachrichtigung.
• Vorschau:
  Die Vorschau zeigt eine automatisch formatierte HTML-E-Mail mit Logo und Tabelle.

Eigener Text

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Im Textmodus können Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung nicht nur mit Platzhaltern gestalten, sondern auch mithilfe von Markdown formatieren. Dadurch lassen sich E-Mails deutlich strukturierter, übersichtlicher und leserfreundlicher gestalten.

Platzhalter

Platzhalter werden mit ${PLATZHALTERNAME} eingefügt. Ein Autovervollständigungsmenü hilft beim Einfügen der Platzhalter.

Dabei werden alle bisher im Formluar bekannten Eingabefelder unterstützt, z.B. ${Name}, ${Anfrage}, ${E-Mail}.

Dazu stehen immer folgende Standard-Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Beschreibung
${form.id}	Die Forumlar-ID, z.B. 'VG234Ab2xyZ'
${form.name}	Der Name des Formulars, z.B. 'Kontaktformular'
${form.input_id}	Die fortlaufende, eindeutige ID der Eingabe
${form.table}	Eine HTML Tabelle, die alle Eingabefelder und Werte enthält, z.B.
${form.link}	Eine URL als Direktlink zum Formular auf formhive.net

Microsoft Teams

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen direkt in einem ausgewählten Teams-Kanal.

Konfiguration der Benachrichtigung

Im Reiter „Konfiguration der Benachrichtigung“ legen Sie fest, wie und wohin die Nachricht gesendet wird.

• Microsoft Teams Integration:
  Wählen Sie eine zuvor eingerichtete Microsoft Teams-Integration (Webhook-Verbindung) aus, an die die Nachricht gesendet werden soll. Diese Verbindung muss zuvor in den Projekt-Einstellungen hinzugefügt worden sein.
• Betreff (optional):
  Hier können Sie einen kurzen Titel für die Benachrichtigung angeben. Dieser erscheint z. B. als Titel im Teams-Card-Layout.
• Formular-Eingaben hinzufügen (Schalter):
  Aktiviert oder deaktiviert die Anzeige der tatsächlichen Formulardaten in der Benachrichtigung.
• Nur bestimmte Eingabefelder anzeigen:
  Hier können Sie auswählen, welche Felder in der Nachricht erscheinen sollen (z. B. nur Name und E-Mail).

Slack

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Lassen Sie Ihr Team sofort über neue Anfragen in einem Slack-Channel informieren.

Konfiguration der Benachrichtigung

Im Reiter „Konfiguration der Benachrichtigung“ legen Sie fest, wie und wohin die Nachricht gesendet wird.

• Slack Integration:
  Wählen Sie eine zuvor eingerichtete Slack-Integration (Webhook-Verbindung) aus, an die die Nachricht gesendet werden soll. Diese Verbindung muss zuvor in den Projekt-Einstellungen hinzugefügt worden sein.
• Betreff (optional):
  Hier können Sie einen kurzen Titel für die Benachrichtigung angeben. Dieser erscheint z.B. als Titel.
• Formular-Eingaben hinzufügen (Schalter):
  Aktiviert oder deaktiviert die Anzeige der tatsächlichen Formulardaten in der Benachrichtigung.
• Nur bestimmte Eingabefelder anzeigen:
  Hier können Sie auswählen, welche Felder in der Nachricht erscheinen sollen (z. B. nur Name und E-Mail).

Regeln (Filter & Bedingungen)

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Im zweiten Reiter „Regeln“ bestimmen Sie, bei welchen Eingaben die Benachrichtigung ausgelöst werden soll:

Eingaben-Klassifizierung:

• Gültige Eingabe: Nur gültige, nicht als Spam erkannte Eingaben auslösen die Benachrichtigung.
• Spam: Optional aktivierbar, wenn Sie auch bei Spam-Eingaben benachrichtigt werden möchten.

Eingaben-Filter:

Aktivieren Sie „Nur bestimmte Eingaben benachrichtigen“, um gezielt auf Inhalte zu reagieren. Definieren Sie Filterregeln auf Basis einzelner Eingabefelder (z. B. „Anfrage enthält ‚Support‘“).

Optionen pro Regel:

• Als einzelnes Wort (nur exakte Wortübereinstimmungen)
• Groß- / Kleinschreibung beachten

Mit diesen Filtern lassen sich z. B. nur Anfragen zu bestimmten Themen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern weiterleiten.

Webhooks

Kostenpflichtige Funktion

Teil eines kostenpflichtigen Abo-Plans.

Die Webhook-Funktion in formhive.net ermöglicht es Ihnen, externe Systeme automatisch über neue Formulareingaben zu informieren. Dabei wird ein HTTP-Request an eine von Ihnen definierte URL gesendet – inklusive aller relevanten Formulardaten. Dies macht Webhooks zur idealen Lösung für die Integration mit CRM-Systemen, Automatisierungsplattformen oder eigenen APIs.

Webhook-Konfiguration

Im ersten Schritt richten Sie den Webhook technisch ein:

• Titel: Vergabe eines Namens zur internen Identifikation.
• URL: Zieladresse, an die der Request gesendet wird.
• Methode: HTTP-Methode (z. B. POST, PUT, PATCH oder GET).
• Header:
  Fügen Sie beliebige HTTP-Header hinzu, z. B. zur Authentifizierung (Authorization) oder zur Content-Typ-Deklaration.
• Query Parameter:
  Optional können Sie Parameter direkt an die URL anhängen.
• Request Body (JSON):
  Definieren Sie, welche Daten im Request gesendet werden. Sie können dabei Platzhalter wie ${form.id} oder ${Name} verwenden, um dynamische Inhalte einzufügen. (s. Platzhalter)

Regeln (Filterlogik)

Wie bei Benachrichtigungen lassen sich auch Webhooks gezielt steuern:

• Eingaben-Klassifizierung:
  Nur gültige Eingaben oder auch Spam berücksichtigen.
• Eingaben-Filter aktivieren:
  Bestimmen Sie, wann ein Webhook tatsächlich ausgelöst wird – z. B. nur wenn ein bestimmtes Feld einen bestimmten Wert enthält.
  Beispiel: Nur Anfragen mit dem Wort „Support“ im Betreff-Feld an ein Helpdesk-System senden.

Test

Bevor ein Webhook aktiviert werden kann, muss er erfolgreich getestet werden.

Mit „Webhook testen“ wird ein Test-Request an die konfigurierte URL gesendet.
Nur nach erfolgreicher Rückmeldung (z. B. HTTP-Status 200) kann der Webhook aktiviert werden.
Dies stellt sicher, dass keine fehlerhaften oder unvollständigen Konfigurationen produktiv geschaltet werden.